· Sidebar bên trái là đường vào nhanh các chức năng: Tổng quan, Ảnh tư liệu, Bài viết, Thư viện Clip, Tài liệu, Âm thanh, Danh sách User, Quy trình và các tính năng Quản trị khi được cấp quyền.
· Thanh tìm kiếm trên header cho phép tìm toàn kho theo mã tài liệu, tiêu đề, phòng ban, trạng thái, mã nhóm và vị trí lưu.
· Mới kết quả hiển thị theo scope quyền của người dùng: kho chung, kho phòng ban, kho cá nhân và mức bảo mật S0/S1/S2.
· Các thao tác xem, stream, tải, in, chia sẻ và gửi phiếu yêu cầu được ghi audit log.
|
Khu vực |
Mục đích |
Lưu ý |
|
Tổng quan |
Xem KPI, tư liệu gần đâ, dòng xử lý và môi trường lưu trữ. |
Tư liệu gần đây gom 16 bản ghi mới nhất, được gom theo loại dữ liệu. |
|
Các kho tư liệu |
Tìm, lọc, xem chi tiết metadata, phát media hoặc tải file theo quyền. |
File gốc chi được stream/download qua endpoint an toàn. |
|
Danh sach |
Tra cức tài khoản, đơn vị, phòng ban và kho liên quan. |
Thông tin hiển thị tuỳ theo phân quyền. |
|
Quy trình |
Theo dõi luồng lưu trữ bằng dữ liệu thực tế. |
Dùng để hiểu tài liệu đang ở bước nào. |
2. Đăng nhập an toàn và hồ sơ cá nhân
1. Mở trang đăng nhập, nhập tài khoản và mật khẩu được cấp.
2. Giải captcha trên màn hình.
3. Nếu tài khoản đã bật đăng nhập nhanh TOTP, nhập mã OTP đã đăng ký.
4. Sau khi đăng nhập, bấm chip người dùng trên header để xem hồ sơ, thông tin liên hệ, phòng ban, chức danh và kho liên quan.
|
Bảo về mã OTP Không chup ảnh, không gửi mã TOTP qua chat/email. Nếu nghi lộ mã, liên hệ quản trị để reset secret và cấp lại QR thiết lập. |
3. Tìm kiếm, xem và tải tư liệu
Tìm kiếm toàn kho nên bắt đầu từ từ khóa ngắn gồm: mã hồ sơ, tiêu đề, mã nhóm, phòng ban hoặc trạng thái.
|
Bộ lọc |
Khi nào dùng |
Ví dụ |
|
Loại tư liệu |
Giới hạn kết quả theo ảnh, clip, tài liệu, âm thanh, bài viết. |
Chỉ tìm trong Tài liệu nếu cần công văn PDF. |
|
Kho |
Lọc kho chung, kho phòng ban, kho cá nhân. |
Tìm tài liệu nội bộ phòng ban của mình. |
|
Bảo mật |
Lọc S0, S1, S2. |
S2 là tài liệu nhạy cảm, có thể cần phê duyệt. |
|
Trạng thái |
Lọc DRAFT, REVIEW, FINAL, PUBLIC, ARCHIVE, REPLACE. |
Chọn FINAL/PUBLIC để khai thác bản đã chốt. |
· Bấm vào thẻ tư liệu để mở chi tiết metadata nếu có icon thông tin.
· Bấm nút tải hoặc phát media chỉ khi có nhu cầu khai thác hợp lệ.
· Nếu không thấy tài liệu mong muốn, khả năng cao lầ chưa được cấp scope hoặc tài liệu chưa PUBLIC/FINAL.
4. Sử dụng cac kho chức năng
|
Chức năng |
Cách sử dụng chinh |
Kết quả mong đợi |
|
Ảnh tư liệu số hoá |
Chọn cay kho ảnh, lọc theo kho/bảo mật/trạng thái/phòng ban, bấm ảnh để xem cover và metadata. |
Xem ảnh, thông tin mã nhóm, bảo mật, trạng thái và vị trí lưu. |
|
Thư viện clip số hoá |
Chọn dảnh mục clip, lọc nhảnh, bấm clip để phát; bấm icon thông tin để xem metadata. |
Phát clip qua stream an toàn, không preload file goc. |
|
Cây tài liệu van ban |
Chọn thư mục tài liệu, lọc hồ sơ, bấm tài liệu để xem nội dùng và chi tiết. |
Tra cũu tài liệu, tải khi được cấp quyền. |
|
Âm thảnh lưu trữ |
Chọn cay âm thảnh, tim theo tên/mã nhóm/đường dẫn, phát audio trên dảnh sach. |
Nghe audio và xem metadata bằng icon thông tin. |
|
Bài viết và hồ sơ đính kèm |
Chọn dảnh mục bài viết và mở nội dùng phù hợp. |
Đọc thông báo, bản tin nội bộ hoặc hồ sơ đính kèm. |